Удаляйте письма

Как работает команда VIPFLAT

У нас есть всего 2 простых, но очень важных правила:

Пустые входящие

Мы используем принцип «ПУСТЫЕ ВХОДЯЩИЕ». Во входящем почтовом ящике должно быть только 5-10 необработанных писем. Обработанные письма сразу удаляем или вместо них ставим задачи в Outlook, либо в JIRA — для подрядчиков. Вся команда так работает и подрядчиков в JIRA тоже перевели.

На еженедельных встречах ко мне приходят с распечаткой задач и входящих. Встреча проходит эффективно, все вопросы разложены по приоритету, мы ничего не забываем обсудить, а после встречи я получаю скриншот скорректированных задач. 

Как только коллега начинает что-то забывать, я точно знаю, что у него во входящих накопилось писем больше, чем надо.

Сталкивались с ситуацией, когда вы клиент, а тот, кто оказывает услугу, теряет ваши письма, просит заново переслать, забывает что-то сделать? Да, на 95% это всегда так. Эти сотрудники не используют INBOXZERO!

Этот метод позволяет снять напряжение, когда вы пытаетесь «Ничего не забыть» и все равно забываете. И освободить голову для творческих дел.

Вот тут подробнее, проникнитесь этой темой.

Каждый файл в своем месте

Второе правило. Каждый файл должен лежать только в одном месте. Там, где он должен лежать. И назван он должен быть понятно и просто. В основной папке делайте 5-7 подпапок, не более. Семь тем человек легко охватывает взглядом, больше — сложно. 

Как только файл лежит в 2-х разных папках, например, на рабочем столе и в папке Реклама — это беда. Непонятно, какой файл поправили, какой отправили и многие другие возникают проблемы.

Нужен файл на рабочем столе — сделайте ярлык. Нужно добавить файл в шаблон письма клиенту — добавьте ссылку на него через DROPBOX. Не используете дропбокс? Рекомендую! Кандализа Райс (помните её?) стала его совладельцем. Дропбокс для нас это все версии редакций для файлов, ничего не потеряется, все восстанавливается, легко пересылается ссылка на тяжелый документ ??

Проникнитесь этими простыми правилами и всем будет легко! И вам, и коллегам, и клиентам будет легко ?

#VIPFLATтехнологии